Com as orientações abaixo você está dando um passo importante para ser um bom profissional, criando ou aperfeiçoando seu sistema de informações em arquivos.
Muitas pessoas se vangloriam de ter muito conhecimento, muita informação ou de conhecer muitas pessoas. A questão é que isto só tem valor se houver organização suficiente para que esta informação ou conhecimento possam ser recuperados rapidamente, principalmente na correria diária.
De que adianta ter uma fonte muito interessante que poderia estar na matéria, se você não achar seu telefone, seu cartão ou conseguir alguém que o tenha no momento que precisa? Ou ainda, de que adianta “achar” que sua TV, que acabou de quebrar, está ainda na garantia, se nem lembra onde “guardou” a nota fiscal ou a garantia, só para dar um exemplo doméstico?
Poder recuperar uma informação importante ou encontrar um papel ou documento que precisamos em no máximo 10 segundos tem um valor enorme nos dias de hoje, e passará a ter cada vez mais. Por isso, a OZ! desenvolveu um sistema exclusivo de arquivamento e lançou o Arquivo Mágico, baseado nas dicas a seguir.
Níveis de Organização para Profissionais
Muitos sistemas e metodologias de organização abordam apenas a questão de colocar sua mesa, gavetas e arquivos em ordem, ou seja, arrumar a bagunça que ficou no seu canto da redação logo depois que chegou de várias pautas na rua, onde passa a maior parte do tempo. Acontece que atualmente, organizar-se engloba muito mais que isso.
Vamos trabalhar nesta metodologia com 3 níveis de organização: o físico, o lógico e o do conhecimento.
O primeiro, mais concreto e mais fácil de lidar é o nível físico, no qual vamos nos aprofundar um pouco mais, principalmente no que diz respeito à organização de arquivos e documentos que você, jornalista, poderá utilizar na redação ou em casa. Ele compreende toda aquela desordem que você pode tocar. Sua agenda, seus papéis, seus documentos, arquivos, livros, CDs, anotações e tudo o mais que você enxerga e está ao alcance de suas mãos. É a organização dos seus “espaços” .Tudo aquilo que você fizer para melhorar a organização neste nível, impactará diretamente na melhoria da sua produtividade.
Depois temos o nível lógico, que compreende a correta utilização dos recursos tecnológicos que temos cada vez mais à nossa disposição e que engloba os computadores, PDAs e Smartphones – presentes tanto nas redações quanto em casa.
Acontece que muitas pessoas ainda se perdem quando vão utilizar estes equipamentos e acabam por comprometer sua produtividade. Neste nível podemos colocar ainda a sua organização pessoal financeira, por exemplo.
Taxonomia Pessoal - Nivel físico
Taxonomia é o ramo da biologia que se ocupa da classificação natural dos seres vivos. Quando aplicado à ciência da computação, o mesmo conceito destina-se às técnicas de classificação, de categorização, de agrupamento e de hierarquização das informações – que pode ser de grande ajuda àqueles que lidam com essa ferramenta de trabalho básica e fundamental para a construção da notícia.
O primeiro passo na fase de organização é fazer a sua taxonomia pessoal, isto é, definir as áreas de informação do seu interesse, da maneira mais abrangente e hierárquica possível, como dividir as informações por fontes, empresas, assessorias, setores ou ainda outras.
Existe uma forma simples de realizar essa taxonomia, que é a abordagem por assuntos gerais, levando em conta a forma mais confortável como você separa os temas. O mapa mental a seguir é um exemplo do que poderia ser uma taxonomia pessoal simples, baseada em assuntos gerais.
Alguns pontos importantes a serem considerados na elaboração do mapa mental:
Crie “ramos” principais com macroassuntos de seu interesse e depois crie os sub-ramos derivados.
Não crie ramos principais em exagero. O ideal é ficar com menos de 10.
Mantenha uma estrutura simples, de fácil memorização.
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